Mid-Columbia Libraries (MCL) ofrece salas de reuniones gratuitas y reservables en las sucursales de la biblioteca para apoyar nuestra misión. Para los fines de esta póliza, las “salas de reuniones” se definen como salas amplias con capacidad para más de 20 personas. Los espacios más pequeños destinados al trabajo colaborativo o al estudio individual se consideran salas de conferencias o de estudio y no se consideran “salas de reuniones” a efectos de esta póliza.
Los eventos organizados o copatrocinados por Mid-Columbia Libraries (MCL) o por los grupos de amigos de MCL están exentos.
Esta póliza se aplica de manera uniforme a todas las personas y grupos, independientemente de su punto de vista, afiliación o tema Las reservaciones deben ser hechas por cliente con tarjeta MCL que tenga al menos 18 años. La persona que haga la reservación se convierte en la persona responsable de la reservación solicitada.
I. Elegibilidad
1. Uso público
Todas las actividades deben estar abiertas al público. No se permiten los eventos sociales privados (por ejemplo, cumpleaños, fiestas prenatales, recepciones). Los organizadores no pueden cobrar cuotas de membresía, limitar la participación a personas invitadas ni restringir la participación por motivos de opinión, ideología o afiliación, de conformidad con las garantías de la Primera Enmienda.
2. No se permiten las ventas, las comisiones ni la solicitud de donaciones.
Todas las actividades deben ser gratuitas. Queda prohibido solicitar o recaudar dinero de cualquier forma, incluyendo el cobro de entradas, las transacciones comerciales, la venta de productos o servicios, la recaudación de fondos, las donaciones o la firma de contratos para pagos futuros.
3. Actividad política y restricciones legales
Meeting rooms may be used for general political purposes, including information sharing, organizational meetings, election-issue forums, and multi-candidate events. Washington State laws prohibit the use of public facilities to support or oppose a specific candidate or ballot measure.
Las salas de reuniones pueden utilizarse con fines políticos generales, incluyendo el intercambio de información, reuniones organizativas, foros sobre temas electorales y actos en los que participen varios candidatos. La legislación del estado de Washington prohíbe el uso de instalaciones públicas para apoyar u oponerse a un candidato específico o para medida electoral.
4. Ausencia de respaldo
El uso de las salas de reuniones no implica ningún tipo de respaldo; no se puede utilizar el nombre ni el logo de MCL para dar a entender que la biblioteca está ofreciendo patrocinio.
II. Horarios y acceso
1. Reservaciones
Meeting rooms may be reserved up to two (2) months in advance. To promote equitable access, no group or individual may hold more than two (2) future reservations, per branch. Exceptions may be granted at the discretion of the branch manager. Availability and after-hours use vary by branch.
Las salas de reuniones se pueden reservar con hasta dos (2) meses de antelación. Para garantizar un acceso imparcial, ningún grupo ni persona podrá tener más de dos (2) reservaciones futuras por sucursal. El gerente de la sucursal podrá conceder excepciones a su discreción. La disponibilidad y el uso fuera del horario regular varían según la sucursal.
2. Prioridad de la biblioteca
Library-sponsored programs receive scheduling priority. The library reserves the right to reschedule or cancel reservations as needed to accommodate its programs or events. When possible, affected groups will be notified in advance and offered alternative space.
Los programas organizados por la biblioteca tienen prioridad a la hora de reservar horarios. La biblioteca reserva el derecho de cambiar la fecha o cancelar las reservaciones cuando sea necesario para acomodar sus programas o eventos. Siempre que sea posible, se notificará por adelantado a los grupos afectados y se les ofrecerá un espacio alternativo.
3. Restricciones impuestas por el propietario del edificio
Los propietarios de los edificios pueden imponer restricciones adicionales, que se comunicarán en el momento de la reserva.
III. Requisitos de uso y responsabilidades
1. Supervisión y conformidad
El uso de la sala de reuniones debe estar supervisado por un adulto legalmente responsable. Todos los asistentes deben adherirse a la Póliza de Conducta del Cliente de MCL y cumplir con la legislación aplicable, los límites de capacidad y las normas de accesibilidad de la ADA. El personal de la biblioteca podrá acceder a la sala en cualquier momento para garantizar el cumplimiento de estas condiciones.
2. Preparación y mantenimiento de la sala de reunions
• Todas las actividades relacionadas con el uso de la sala deben desarrollarse íntegramente dentro de la habitación.
• Los materiales solo pueden colocarse en los tablones de anuncios designados. No se puede fijar nada a las paredes, puertas u otras superficies. Los letreros en el exterior pueden ser restringidos.
• Los grupos son responsables de la preparación, la limpieza y de devolver la sala a su estado original.
• Se pueden permitir refrescos; se deben limpiar las superficies y recoger la basura.
• Los grupos son responsables de los daños, así como de los gastos de limpieza adicional, reparación o reemplazo.
3. Equipo y bienes personales
Puede haber equipo audiovisual disponible, pero debe reservarse por adelantado.
MCL no se hace responsable de los efectos personales que se dejen en las salas de reuniones. No se permite dejar objetos en la sala fuera del horario de uso previsto. El gerente de la sucursal podrá conceder excepciones a su discreción.
IV. Cumplimiento y apelaciones.
1. Suspensión de privilegios
El incumplimiento de las normas, los daños o las molestias, así como el incumplimiento repetido de la obligación de cancelar la reserva, puede resultar en la negación o suspensión del derecho a utilizar las salas de reuniones, a discreción de los gerentes de las sucursales. El uso anterior no garantiza el uso futuro ni la prioridad.
2. Apelaciones
Las apelaciones de negaciones o restricciones de salas de reuniones deben hacerse por correo electrónico a la directora de Servicios Públicos dentro de los 14 días de la negación o restricción. La decisión de la directora de Servicios Públicos es definitiva.
((4/21/2026; 06/18/2019; 02/19/2013; 07/16/2007; 10/15/2001; 01/22/2001; Aprobado el 21/10/1996)